RocketTheme Joomla Templates
     
Paslaugos Procesų valdymas
Verslo procesų valdymas

Sukaupta patirtis ir įžvalga padeda mums kurti unikalias idėjas verslo procesų valdymo srityje. Tai suteikia naujas galimybes mūsų klientams patirti daugiau sėkmės versle.

Apie verslo procesų valdymą

Nuo XIX a. iki šių dienų dažniausiai pasitaikantis organizacijos valdymo būdas - hierarchinis, kai apibrėžiamos darbuotojo funkcijos ir pavaldumas. Tačiau darbas nejuda aukštyn ir žemyn per organizacijos struktūrą, o teka išilgai per organizaciją kaip verslo procesų rinkinys.

Visose organizacijose egzistuoja procesai. Kai procesai nevaldomi, vadovai dirba greitosios pagalbos principu arba gesina gaisrus. Jie spėja spręsti tik trumpalaikes užduotis, todėl nelieka laiko gaisrų prevencijai. Verslo procesų valdymas yra sudėtinė įmonės valdymo dalis. Vadovams svarbu įsisąmoninti, kad nėra finišo linijos verslo procesų tobulinime. Tai veikla, kuri vykdoma nuolat, dėka kurios pasiekiami organizacijos tikslai.

Dažnai verslo procesų valdymas suvokiamas kaip gražių paveikslėlių rinkinys ar procesų diagramos, bet realybėje tai yra procesų įgyvendinimas ir naudos gavimas verslui. 

Verslo procesų valdymo (BPM) mitai ir realybė

Mitai

Realybė

BPM - geresnė verslo procesų tobulinimo koncepcija nei visos ankstesnės.

BPM duos tiek naudos, kiek gali duoti valdymas ir organizacija.

BPM - tai visa apimanti, universali metodologija.

BPM - tai taisyklės ir geroji praktika.

BPM - tai paprasta.

Paprasta, jei nesistengiama visų organizacijos problemų spręsti vien tiktai BPM pagalba. Pasirinkite veiklos sritį kurią apims BPM projektas.

BPM diegimui reikalingi išorės konsultantai.

Nebūtina, jei organizacijos brandumas pakankamas. Tačiau konsultantai suteikia projektui kryptį.

Pagrindinės varomosios jėgos, skatinančios pradėti BPM projektą:

  • Pasikeitė organizacijos strategija.
  • Vyksta sparti plėtra, reorganizacija arba susijungimas.
  • Nepasiekti organizacijos užsibrėžti tikslai.
  • Vadovams trūksta patikimos informacijos.
  • Norima didinti veiklos kontrolę arba esamų darbuotojų našumą.
  • Didelė darbuotojų kaita.
  • Sudėtinga į darbą įtraukti naują darbuotoją.
  • Žemas darbuotojų pasitenkinimo lygis arba darbuotojai nespėja paskui pokyčius.
  • Nepakankama klientų aptarnavimo kokybė.
  • Norima integruoti turimas paslaugas, produktus ir teikti kompleksiškus sprendimus.
  • Žema produkto arba paslaugos kokybė.
  • Sudėtingi produktai ir paslaugos.

BPM pagrindinis tikslas yra organizacijos strategijos realizacija. Jei projektas nesusietas su strategija, neverta pradėti.

BPM įgyvendinimo schema

Apibrėžti organizacijos strategiją. Šiame etape įvardinama organizacijos misija ir vertybės. Apibrėžiama vizija, pagrindiniai tikslai bei strategijos įgyvendinimo būdai. Svarbu suprasti, kad strategija – tai ne planas, bet tikslingas žmonių iš organizacijos vidaus ir išorės įtraukimo procesas, kad būtų įgyvendinta organizacijos vizija. Strategiją būtina aiškinti visoms suinteresuotoms pusėms, kol ji neįsitvirtins organizacijos kultūroje. Organizacija, kuri neturi strategijos, žlunga. Tačiau organizacija, kuri užsispyrusiai laikosi strategijos, žlunga dar greičiau. Todėl svarbu reaguoti į pokyčius ir mokėti laiku keisti strategiją.

Formuoti procesų architektūrą. Formuojamas kompleksas taisyklių, metodinių nurodymų ir modelių BPM diegimui visoje organizacijoje. Tai platforma naujovių kūrimui ir įgyvendinimui. Procesų architektūra susieja informacines technologijas ir veiklą su organizacijos strategija.

Paruošti starto aikštelę. Šiame etape pasiekiami trys tikslai:

  • Išrenkama veiklos sritis kurioje startuos pirmas (arba sekantis) BPM projektas;
  • Suderinami tikslai;
  • Atliekama projekto organizacija.

Suprasti esamą būseną. Šiame etape siekiama suprasti esamą verslo procesų aplinką. Ateityje tai leis siūlyti pamatuotus pokyčius. Ieškoma galimybių pasiekti greitus laimėjimus.

Kurti naujoves. Tai kūrybinis etapas, dažnai įdomiausias. Pagrindinis tikslas padaryti procesus kiek galima efektyvesniais, kad jie pateisintų suinteresuotų pusių lūkesčius.

Pasiruošti diegimui. Paruošiama reikalinga infrastruktūra (programinė įranka, kompiuteriai, technologinė įranga, patalpos ir t.t.) procesų diegimui. Atliekamas visų būtinų priemonių testavimas.

Dirbti su žmonėmis.  Šis etapas vykdomas vienu metu su pasiruošimo diegimui etapu. Pagrindinis šio etapo tikslas – užtikrinti, kad darbuotojų darbas naujuose procesuose būtų suderintas su procesų tikslais ir organizacijos strategija. Nesuklyskite, šis etapas nėra žmonių pokyčių valdymas, tai daroma viso projekto eigoje.

Įdiegti naujoves. Visos sumanytos naujovės šiame etape yra įgyvendinamos. Daugelis organizacijų supranta, kad po šio etapo baigiasi projektas, tačiau būtent sekantys du etapai yra vieni svarbiausių projekte.

Realizuoti vertę. Šio etapo tikslas – užtikrinti projekto pradžioje įvardintų naudų pasiekimą. Jis įtraukia naudos realizavimą, realizacijos valdymą ir atsiskaitymą apie gautą naudą. Nors šis etapas schemoje pavaizduotas priešpaskutinis, bet tai nėra visiškai atskiras etapas, nes kai kurie žingsniai vykdomi ir ankstesniuose projekto etapuose.

Išlaikyti patikimą funkcionavimą. Šiame etape pereinama iš projektinės būsenos į kasdieninį režimą. Svarbu užtikrinti naujų procesų stabilų funkcionavimą, neprarandant projekto metu  apibrėžto  efektyvumo.

Projekto valdymas. Tai visi tradiciniai projekto valdymo aspektai, bet svarbu sutelkti dėmesį į organizacijos kultūros pokyčių valdymą. Nes šis darbas BPM įgyvendinime dažnai užima iki 50% visų projekto pastangų.

Žmonių pokyčių valdymas. Egzistuoja taisyklė 20-60-20, kuri apytikriai apibūdina darbuotojų požiūrį į pagrindinius pokyčius organizacijoje. 20 procentų darbuotojų yra nusiteikę prieš pokyčius, 60 procentų yra pasyvūs ir laukia kas iš to išeis, o likusieji iš visos širdies palaiko ir skatina pokyčius. Nepatartina per daug jėgų skirti kritiškai nusiteikusių darbuotojų įtikinėjimui. Tai retai duoda gerą rezultatą. Geriau skatinti entuziastingus darbuotojus ir paversti juos vykdomų pokyčių ambasadoriais. Šioje taisyklėje įvardintos proporcijos keičiasi priklausomai nuo organizacijos brandumo.

Lyderystė.  Jei nėra vadovo palaikymo neverta pradėti BPM projekto. Lyderis turi būti pagrindinis BPM propaguotojas. Jis užtikrina pakankamą projekto finansavimą ir kitų resursų skyrimą.